20 cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày như nhau, nhưng giá trị thời gian của mỗi người là khác nhau. Có người trong một giờ có thể ký kết được bản hợp đồng hàng triệu đô la, có người làm công ăn lương mỗi giờ chỉ kiếm được 10 nghìn đồng mà thôi… Còn bạn? Mỗi giờ của bạn trị giá bao nhiêu? Và có cách nào khiến thời gian của bạn trở nên đáng giá?

Bạn có biết, mỗi ngày bạn có 84.600 giây trong tài khoản ngân hàng thời gian? Mỗi đêm, bạn đánh mất những thời gian mà bạn không sử dụng. Bạn không thể mua thêm thời gian và bạn không thể để dành thời gian. Bạn chỉ có thể sử dụng thời gian và nếu bạn thất bại trong việc này, bạn đã lãng phí nó.

Để tối ưu khoảng thời gian còn lại, Happy Live sẽ giới thiệu đến bạn 20 nguyên tắc giúp quản lý thời gian và đạt hiệu quả cao trong công việc.

Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu

Bạn cần phải xác định những mục tiêu quan trọng cần đạt được trong ngày. Khi đã xác định được điều mình muốn và biết được phương pháp để đạt mục tiêu (tôi đang chia sẻ với bạn đây, hãy tin vào điều đó), bạn sẽ thắng được tâm lý ngần ngại và trì hoãn những công việc cần làm bởi vì bạn không còn “sợ việc” nữa.

Ngay từ bây giờ bạn hãy viết ra giấy những mục tiêu cần đạt được trong ngày hôm nay bằng bảy bước đơn giản sau:

1. Xác định rõ những mục tiêu.
2. Xây dựng thói quen viết ra giấy mục tiêu và kế hoạch.
3. Tự ấn định thời hạn hoàn thành các mục tiêu.
4. Liệt kê tất cả những việc cần làm, các phương án để đạt được những mục tiêu đề ra.
5. Biến những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể.
6. Hành động quyết liệt, thực hiện những việc trong kế hoạch hành động.
7. Tự cam kết hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra.

Nguyên tắc số 2: Lập kế hoạch làm việc

Hành động luôn tốt hơn ngồi không chờ mọi việc hoàn thành theo ý mình (và điều đó không xảy ra đâu, hãy thôi mơ mộng đi, bắt tay vào hành động nào!). Có một điều quan trọng là hành động không có kế hoạch sẽ dẫn đến thất bại.

Vì vậy, bạn phải lập kế hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày. Để tôi đố bạn một câu đố vui nhé! Làm như thế nào để ăn hết một con voi? Cách đơn giản nhất là ăn từng miếng một. Cũng giống như việc bạn phải giải quyết một công việc, đơn giản nhất là chia nó ra thành nhiều phần nhỏ và ăn từ từ.

Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối, trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ gợi ý các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó: Đừng bao giờ bắt đầu một ngày mới khi vẫn chưa có bản kế hoạch trên giấy.

Chúng ta cần ghi nhớ nguyên tắc 10/90, tức là dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20

Chắc bạn còn nhớ nguyên lý này chứ? Không phải cứ cố gắng làm càng nhiều càng tốt. Quan trọng là bạn hoàn thành được bao nhiêu việc và dấu ấn của những công việc đó như thế nào. Bạn hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc gì cũng đều được quyết định từ 20% việc quan trọng và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn. Hãy xác định những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm khoảng 20% nhưng quyết định đến 80% thành quả.

Bạn phải tập trung tối đa thời gian, công sức và năng lượng vào những nhiệm vụ trọng yếu này. Dù chúng có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn sàng đương đầu với chúng – giống như chúng ta sẵn sàng tinh thần để ăn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy. Sau khó khăn sẽ luôn là những điều tốt đẹp, bạn hãy nhớ điều đó.

Nguyên tắc số 4: Tiên liệu kết quả cuối cùng

Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định được mức độ quan trọng của một hành động hay một nhiệm vụ, khiến chúng ta có thêm động lực, bởi vì không ai muốn mình thất bại cả. Khi bạn có cái nhìn dài hạn, bạn sẽ kịp thời nhận ra những gì cần điều chỉnh.

Nguyên tắc số 5: Sử dụng ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:

I – QUAN TRỌNG + KHẨN CẤP

Đây là những việc mang tính ngắn hạn, bạn không thể không làm ngay lập tức. Nếu bạn không làm ngay những việc này thì chắc chắn bạn sẽ “thất bại” toàn tập. Ví dụ như đến hạn chót của một công việc nào đó, bài thi ngày mai, hàn gắn một mối quan hệ vừa mới đổ vỡ…

II – QUAN TRỌNG + KHÔNG KHẨN CẤP

Những việc mang tính chiến lược, dài hạn và quan trọng sẽ được xếp vào nhóm II. Đó có thể là lên kế hoạch của tuần, tháng, năm… học hỏi, rèn luyện thể lực, xây dựng và củng cố mối quan hệ… Những việc này có thể không có được kết quả ngay nhưng nếu xét về lâu dài thì nó lại mang lại những lợi ích to lớn và bền vững. Hãy đầu tư phần nhiều thời gian vào nhóm công việc này.

III – KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG

Những việc không quan trọng thì chắc chắn sẽ là những việc bạn không cần để tâm quá nhiều. Đó là những việc như trả lời điện thoại, mail, in nhắn… không cần thiết; sinh nhật, đám cưới của người bạn không thân thiết… Giải pháp cho bạn là hãy giao phó cho người khác và quan trọng là bạn phải giao phó cho đúng người.

IV – KHÔNG KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG

Đây là những việc tối kỵ với những người thành công, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa, khác biệt gì lớn. Cách tốt nhất là bạn nên gạt bỏ nó. Cụ thể hơn là những việc như chơi game, lướt facebook, xem phim… quá nhiều mà chẳng mang lại lợi ích nào. Nếu bạn làm chúng để thư giãn thì không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn dành một giờ trở lên để làm nó và nói rằng đó là thư giãn thì bạn cần xem xét lại có phải bạn đang “thư giãn” hay là “thỏa mãn cơn nghiện” của mình!

Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu

Tất cả mọi nghề nghiệp, công việc đều có những lĩnh vực trọng yếu. Ví dụ, công việc trọng yếu của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết quả và lập báo cáo. Công việc của học sinh, sinh viên là làm bài tập, đọc sách, tham gia hoạt động của trường lớp, câu lạc bộ… Công việc của một nhân viên bán hàng gồm có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…

Tự đánh giá bản thân: bạn có thể dùng sơ đồ SWOT để đánh giá bản thân và áp dụng các chiến lược đó.

Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả

Bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:

Sau đó bạn sẽ xác lập được trình tự ưu tiên cho những công việc có giá trị nhất mà chúng ta cần tập trung vào để hoàn thành. Nên nhớ rằng: Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng chúng ta luôn đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất.

Nguyên tắc số 8: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

Để vượt qua trạng thái trì hoãn để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã chuẩn bị sẵn sàng, giống như súng đã lên nòng, hay cung đã giương tên, chỉ cần một lực đẩy nhỏ, chúng ta sẽ lập tức thực hiện nhiệm vụ quan trọng của mình.

Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại.

Nguyên tắc số 9: Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện kỹ năng

Nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn những công việc trọng yếu chính là cảm giác thiếu tự tin, không đủ năng lực để có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc, sợ thất bại… Vì thế chúng ta phải không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức, sự hiểu biết và không ngừng rèn luyện kỹ năng. Khi học nhiều, hiểu nhiều, kỹ năng được nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.

Nguyên tắc số 10: Phát triển và tận dụng những tài năng đặc biệt

Hãy xác định đâu là lĩnh vực đặc biệt, tài năng vượt trội của bản thân. Phát triển và sử dụng những kiến thức và kỹ năng đặc biệt này vào công việc, chúng ta sẽ tạo ra những kết quả đặc biệt. Bạn hãy làm bài tập sau để tìm ra tài năng đặc biệt của mình nhé:

Chúng ta hãy tập trung năng lực đặc biệt của mình vào những việc mà chúng ta có thể làm tốt nhất: “Có hai cách để thành công: làm những gì mình yêu và làm những gì mình giỏi.”

Nguyên tắc số 11: Xác định những trở ngại chính yếu

Sẽ luôn có những khó khăn, trở ngại trên đường đi đến mục tiêu. Bạn cần phải biết điều gì đang ngăn cản bạn và sau đó hãy loại bỏ nó, ví dụ như game online, mạng xã hội, TV, phim,…

Thông thường, 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, và 20% là nằm ở những yếu tố khách quan bên ngoài. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta về đích, đạt mục tiêu trong thời gian sớm hơn.

Nguyên tắc số 12: Thực hiện công việc theo từng bước

Để thực hiện những công việc lớn, những mục tiêu cao, bạn hãy chia những công việc lớn này thành nhiều bước nhỏ và lên kế hoạch để thực hiện từng bước giống như việc ăn từng phần của con voi vậy. Lần lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ đạt được công việc lớn, hoàn thành mục tiêu cao.

Nguyên tắc số 13: Tạo áp lực cho chính mình

Hầu hết mọi người thiếu khả năng sống và làm việc độc lập. Họ luôn trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác để hoàn thành mục tiêu của mình.

Đúng là cần có một đội nhóm và những người hỗ trợ sẽ rất quan trọng, nhưng bạn mới là người quan trọng nhất. Bạn không thể phụ thuộc vào người khác, bạn không thể giao số phận của mình cho người khác được.

Đội nhóm và người huấn luyện là để hỗ trợ bạn, không phải để bạn phụ thuộc. Nếu cứ tiếp tục phụ thuộc vào họ, một ngày bạn không còn họ nữa bạn sẽ ra sao? Bạn sẽ gục ngã và nằm im một chỗ sao? Không! Bạn phải tự đứng dậy và bước tiếp hành trình của bạn. Bạn hiểu chứ? Bạn phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình. Bạn phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” – tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể tự hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý, đốc thúc của bất kỳ ai. Hãy tạo áp lực lên chính mình, và bạn sẽ thấy hài lòng hơn về bản thân.

Nguyên tắc số 14: Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân

Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của bạn.Vì vậy bạn phải cung cấp và duy trì nguồn năng lượng đó. Một quy luật thông thường của sinh học là năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8-9 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi… thì mới có thể tái tạo nguồn năng lượng để tiếp tục làm việc lâu dài, và hoàn thành những mục tiêu của cuộc đời.

Nguyên tắc số 15: Tạo động lực thúc đẩy hành động

Để thực hiện công việc hiệu quả, chúng ta phải làm chủ suy nghĩ của bản thân và trở thành người lãnh đạo, người động viên cho chính bản thân mình. Hãy tuyên bố mỗi ngày để bạn có thêm động lực làm việc và lấy lại năng lượng.

Bạn phải rèn luyện được thói quen: luôn tìm điểm tốt, khía cạnh tích cực trong mọi tình huống (reframing); rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ khó khăn, thất bại; luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

Nguyên tắc số 16: Hãy trì hoãn một cách sáng tạo, hiệu quả

Trì hoãn đúng sẽ làm tăng hiệu suất cá nhân. Rõ ràng chúng ta không thể tự mình làm tất cả mọi thứ, do đó việc trì hoãn các hoạt động có giá trị thấp là việc chúng ta nên làm. Bạn cần phải biết thiết lập các ưu tiên: cái gì cần làm trước và tập trung nhiều hơn, cái gì sẽ làm sau và làm ít hơn. Hãy nhớ trì hoãn việc nhỏ để làm việc lớn, chứ không phải trì hoãn việc lớn để làm việc nhỏ hay đi chơi đâu nhé!

Nguyên tắc số 17: Không quá phụ thuộc vào công nghệ

Công nghệ là một người bạn giúp chúng ta giải quyết công việc nhanh hơn, nhưng cũng là kẻ thù khiến chúng ta trở nên trì trệ, thụ động. Mỗi ngày hãy dành thời gian để ngắt kết nối với công nghệ, hòa mình với không gian thiên nhiên, để cơ thể và tâm trí của bạn được thư giãn, nhẹ nhàng hơn. Dù là buổi sáng vội vàng tới công sở hay lúc chiều mau chóng rút về thì chúng ta vẫn thường rơi vào trạng thái chăm chăm “đến đó” hay “rời khỏi đó”. Ta quên mất rằng, có những điều nho nhỏ nhưng lại khiến cuộc sống trở nên giản dị, cân bằng và hiệu quả công việc cũng gia tăng.

Tôi từng là một kẻ nghiện facebook và smartphone. Và tôi để ý hiệu suất làm việc của mình đi xuống rất nhiều khi tôi biến mình thành một kẻ nghiện facebook và smartphone. Đặc biệt là tôi đã dành rất ít thời gian để suy ngẫm cho tương lai của mình khi chìm đắm vào với Smartphone. Đó là lý do tôi đã học người Do Thái và ứng dụng ngày Sabat của họ vào cuộc sống của mình. Ngày chủ nhật mỗi tuần tôi sẽ tắt hết wifi và 3G để không online, dành thời gian để suy ngẫm, viết kế hoạch, chuẩn bị cho tương lai của mình hay đơn giản chỉ là tận hưởng cuộc sống. Và tôi bắt đầu tắt internet từ 22 giờ cho đến sáng ngày hôm sau.

Kể từ khi tôi thực hành nghiêm túc và có kỷ luật thói quen này, rất nhiều điều tuyệt vời đã biến chuyển trong cuộc sống của tôi.

Nguyên tắc số 18: Chia nhỏ công việc

Để ăn hết một con voi chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy. Chúng ta phải biết cách chia nhỏ một công việc lớn ra từng công việc nhỏ. Chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp công việc khác. Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.

Nguyên tắc số 19: Ý thức khẩn trương

Ý thức khẩn trương là nguồn động lực và mong muốn nội tại giúp chúng ta muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức, và hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất. Ý thức khẩn trương tạo cho chúng ta khả năng định hướng hành động: lập kế hoạch công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung vào hành động và bị cuốn vào “dòng chảy” của công việc, của hiệu quả và năng suất làm việc.

Nguyên tắc số 20: Chuyên tâm với từng công việc

Chu trình “bắt đầu công việc rồi dừng lại, lại bắt đầu và dừng lần nữa” có thể làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc tạo dựng lại động lực, lấy lại quán tính… cho đến khi đạt được tiến độ cần thiết.

Các nghiên cứu cho thấy việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian lên đến năm lần so với việc chúng ta hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.

Khi hình thành tinh thần kỷ luật bản thân để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một nhiệm vụ duy nhất, chúng ta có nhiều cơ hội đạt được mức làm việc hiệu quả sớm nhất, và khi đó chúng ta có thể hoàn thành những công việc khó khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn nhất.

Hãy nhớ rằng quản lý thời gian đồng nghĩa với quản lý cuộc sống. Việc đạt được khả năng quản lý thời gian và hiệu quả cá nhân xuất phát từ việc trân trọng từng phút giây trong cuộc sống của bạn. Hãy luôn tự nhủ:

“Cuộc sống của tôi rất quý giá và quan trọng, tôi luôn trân trọng từng giây phút của cuộc sống. Tôi sẽ sử dụng từng giây phút này hợp lý để tận dụng tối đa hiệu quả mà thời gian mang lại cho tôi.” Tin tốt cho bạn là quản lý thời gian là một kỹ năng có thể học được. Quản lý thời gian cũng giống như việc đi xe đạp, đánh máy hay chơi một môn thể thao. Nó gồm một chuỗi các phương pháp, chiến lược và kỹ thuật.

Cuộc sống này tốt đẹp hay không phụ thuộc vào cách bạn quản lý thời gian. Hãy biết trân trọng thời gian quý báu trong cuộc đời và biến nó thành công cụ hiện thực hóa ước mơ của bạn. Quản lý thời gian là một kỹ năng mà bạn có thể học tập, thực hành và làm chủ bằng sự quyết tâm và sự luyện tập. Ngày hôm nay, chúng ta sẽ cùng tạo dựng thói quen quản lý thời gian. Hãy bắt đầu!

Tấn Cường